Pokud chceme naplno využít potenciál evaluace, nestačí pouze sledovat kvalitu práce evaluátora. Manažer se s ním také musí dohodnout, jakou formu a obsah zvolí pro informování o výsledcích tak, aby byly získané poznatky co nejlépe využity. Vycházet by přitom měl z potřeb a povahy předpokládaných příjemců evaluace. Přestože se jedná o poslední krok v celém evaluačním procesu, je vhodné způsoby prezentace dohodnout dopředu. Ideálním místem pro to jsou Plán evaluace (krok 5) nebo smlouva s evaluátorem (krok 3).
Vzhledem k přetrvávající rezistenci veřejné správy ohledně potřeby rozvoje evaluace veřejné politiky, je strategické také uvažovat o šíření výsledků evaluace v širším slova smyslu. Necílit pouze na hlavní příjemce (tj. obvykle řídící orgán operačního programu). Možností, jak zahrnout širší publikum a zvýšit tak šance na využití poznatků získaných z evaluace je celá řada. Můžete například oslovit evaluační komunitu a publikovat článek v odborném časopise České evaluační společnosti (ČES) s názvem Evaluační teorie a praxe. Sdílet zkušenosti lze také na odborné konferenci – v České republice lze doporučit již zavedené konference ČES a nově také výroční konference evaluační jednotky Národního orgánu pro koordinaci při MMR. Obě konference jsou obvykle doprovázeny prakticky orientovanými semináři. Obzvlášť důležité a zajímavé výsledky evaluace je vhodné medializovat.
Sdílení výsledků evaluace
Co chceme touto pobídkou říci? Že formát zavedených, často zbytečně rozsáhlých evaluačních zpráv by neměl být jediným způsobem, jak dát o vaší práci vědět. Už proto, že z naší zkušenosti zpravidla končí nikým nereflektované v „šuplíku“ příslušného rezortu. Evaluační zprávy jsou jistě důležité, ale spíše pro manažera evaluace a řídící orgány. Podávají přehled o průběhu evaluace, umožňují kontrolovat plnění plánu evaluace a reálně odvedenou práci evaluátora. Pro publikaci a především využití výsledků se však mnohem lépe hodí jiné formáty jako jsou:
- prezentace a sdílení výsledků na relevantních fórech;
- články v odborných periodicích;
- krátké zprávy a vystoupení v relevantních médiích;
- audiovizuální spoty;
- materiály využívající infografiku (letáky, brožury apod.).
Jak podpořit využití evaluací
Podpora využití evaluačních výsledků je primárně úkol pro projektového manažera. Evaluátor sám však může sehrát poměrně důležitou roli. Oba mají k dispozici několik v praxi ověřených nástrojů takové podpory:
- výroční zprávu – shrnující všechna klíčová evaluační zjištění a doporučení generovaná v uplynulém roce;
- kalendář využití evaluačních dat – soustřeďující požadavky na sběr dat a způsob publikace výsledků, hlavní zjištění a doporučení evaluace a s nimi spojený harmonogram navazujících kroků všech klíčových aktérů problematiky;
- manažerskou odpověď – obsahující písemnou reakci manažera projektu na obdržená evaluační zjištění a doporučení;
- matici sledování evaluačních doporučení – obsahující záznamy reakcí a opatření na obdržená evaluační zjištění a doporučení.
Výstupy: Evaluační výstupy (zprávy, prezentace, články, audiovizuální spoty aj.), dokumentace k využití evaluace
Podrobněji se využití výsledků evaluace věnujeme v samostatné sekci.