Výběr evaluátora a jeho zapojení do týmu

Z předchozího kroku č. 2 byste měli mít k dispozici téměř všechny podklady, které potřebujete k výběru evaluátora/evaluačního týmu. Jedná se o:

  • Popis zaměření evaluace;
  • Teorie změny/logický rámec projektu;
  • Seznam příjemců evaluace;
  • Soubor schválených klíčových evaluačních otázek;
  • Časový rámec evaluace;
  • Přehled požadavků na evaluátora/evaluační tým;
  • Návrh rozpočtu a dalších interních nákladů evaluace.

Konkrétní postup výběru evaluátora projektu závisí na zvoleném charakteru evaluace (interní nebo externí). V případě volby externího evaluátora/evaluačního týmu se ve veřejné správě postupuje dle zákona o veřejných zakázkách a připraví se zadávací dokumentace pro výběrové řízení. Česká evaluační společnost společně s Ministerstvem pro místní rozvoj v současné době zpracovává Metodiku zadávání evaluací. Jakmile bude zveřejněna její online verze, budeme zde na ni odkazovat. Do té doby odkazujeme alespoň na Metodiku pro sebeevaluaci nesoutěžních projektů, kterou pro žadatele projektů ESIF zpracovaly firmy HOPE Group, s.r.o. a Naviga 4, s.r.o.

Při interní evaluaci manažer evaluace zpracovává evaluační dohodu s interním evaluátorem. I tato dohoda by ovšem měla obsahovat většinu prvků standardního zadávacího dokumentu:

  1. Rámec/kontext evaluace
  2. Cíle evaluace
  3. Příjemci evaluace a její využití
  4. Klíčové evaluační otázky
  5. Principy řízení a provedení evaluace
  6. Metodologie
  7. Role a odpovědnost různých aktérů evaluace
  8. Požadavky na evaluační výstupy
  9. Harmonogram a klíčové termíny
  10. Další požadavky – zejména odborné a osobnostní kvality evaluátora/evaluačního týmu

V bodě č. 8 – Požadavky na evaluační výstupy mohou manažeři např. specifikovat:

  • Požadovaný formát výstupů (např. ústní, písemný, videozáznam apod.)
  • Diseminační materiály (např. krátká shrnutí, newslettery, prezentace apod.)
  • Příjemce výstupů
  • Obsahové zaměření výstupů
  • Délku výstupů
  • Charakter a strukturu evaluačních doporučení
  • Pravidla práce se sebranými daty
  • Způsob dodání výstupů
  • Pravidla spojená s publikováním informací týkajících se dané evaluace

Vzhledem k poměrně častým potížím se získáním kvalitního dodavatele evaluace ve výběrovém řízení doporučujeme všem manažerům věnovat přípravě zadávací dokumentace velkou pozornost. Jedině detailní specifikací zadání lze posléze v nabídkách rozpoznat nekvalitního nebo nezkušeného evaluátora a předejít pozdějším problémům. V této fázi se rozhodně vyplatí konzultovat obsah zadávacího dokumentu se zkušeným expertem na evaluace.

Velmi důležité jsou také komunikační dovednosti evaluátora. Schopnost efektivně komunikovat, předávat, sdílet a šířit evaluační zjištění není dána každému. Nicméně pro úspěch evaluace je klíčové, aby jí evaluátor disponoval, v případě zapojení širšího týmu to platí minimálně pro jeho vedoucího člena.

Pomyslně nyní přeskočíme celý proces výběrového řízení, s jehož pravidly jsou manažeři projektů obeznámeni. Stojíme na jeho konci a čeká nás sepsání smlouvy s dodavatelem evaluace. Každý subjekt má své vlastní požadavky, nicméně následující položky by ve smlouvě k zajištění evaluace neměly nikdy chybět:

  • kdo bude evaluaci zajišťovat, pravidla vzájemné komunikace, harmonogram a hlavní milníky evaluace;
  • sjednanou cenu za evaluaci a platební podmínky a harmonogram;
  • kdo je vlastníkem evaluačních zjištění (a sebraných dat) a komu dalšímu mohou být předávány;
  • právní ustanovení týkající se řešení případných sporů a podmínky ukončení smlouvy.

Zapojení evaluátora/evaluačního týmu do projektu

Po sepsání smlouvy zbývá poslední krok – zapojení evaluátora/evaluačního týmu do projektu nebo programu, který je předmětem evaluace. Je nezbytné, aby se evaluátor v tomto projektu relativně rychle dobře zorientoval. Měl by mít proto od samého počátku přístup ke všem dosavadním relevantním dokumentům projektu a jeho zdrojům dat. Měl by být také manažerem evaluace detailně obeznámen o kontextu projektu, jeho realizátorech, partnerech, cílové skupině a dalších aktérech implementace intervence.

Manažer evaluace by také měl s vybraným evaluátorem znovu projít obsah podepsané smlouvy, zejména požadavky, které jsou na něj kladeny. Podrobné osobní projednání požadavků a jasné nastavení pravidel vzájemné komunikace působí jako prevence pozdějších konfliktů (z důvodu zaměření evaluačního plánu, neplnění harmonogramu, komunikace s respondenty, kvality evaluačních výstupů apod.).

Výstupy:

  • Zadávací dokument pro výběrové řízení na externího dodavatele evaluace
  • Smlouva s externím dodavatelem evaluace
  • Dohoda/smlouva s interním evaluátorem
Scroll to Top