Evaluační plán písemně specifikuje navržený evaluační design a detaily postupu, komunikace, prezentace a využití výsledků. Kvalitní evaluační plán by měl vždy obsahovat:
- Rámec evaluace – informace o projektu, implementačním prostředí, cílové skupině a cílech projektu, ideálně zakončené podrobně zpracovaným logickým rámcem projektu
- Evaluační design – popis metodologie, metod a postupů řešení jednotlivých klíčových evaluačních otázek
- Harmonogram evaluace a termíny odevzdání evaluačních zpráv (případně jiných evaluačních výstupů)
- Způsob komunikace s manažerem, projektovým týmem, účastníky a dalšími aktéry zapojenými do evaluace, způsob komunikace o průběhu evaluace a způsob prezentace výsledků
- Personální a technické zajištění evaluace
- Rizika evaluace
Jak postupovat při zpracovávání evaluačního plánu
Pokud evaluaci provádí interní evaluátor, je právě on zodpovědný za přípravu plánu evaluace. Vytváří jej v úzké spolupráci s manažerem projektu, případně i za spolupráce zkušeného externího evaluátora.
V případě externí evaluace bývá evaluační plán prvním výstupem sjednané smlouvy s jejím dodavatelem. V ideálním případě by měl být odevzdán manažerovi projektu dva měsíce před startem evaluace. Takový předstih umožní všem relevantním řídícím článkům a partnerům projektu provést potřebné úpravy, připravit technické vybavení a případně také provést pilotáž.
Logistika a evaluace
Součástí přípravy evaluačního plánu by mělo být také zvážení logistiky evaluačních aktivit. Je v zájmu manažera projektu a kvality evaluace, aby společně s evaluátorem domluvil termíny schůzek s projektovým týmem a dalšími účastníky projektu, termíny návštěv v místě intervencí a účasti na důležitých akcích projektu, způsob přístupu k monitorovacím datům, dokumentům a materiálním výstupům projektu a způsob oslovení a zapojení partnerů a klíčových aktérů projektu do evaluace. Společně by měli také projednat technické požadavky na provedení evaluace, způsob dopravování se na místa akcí a intervencí, případně i otázku ubytování a stravování.
Výstup: Evaluační plán projektu (včetně logistiky)
Pro zpracování plánu můžete využít naší šablonu včetně základních instrukcí k jeho zpracování.