Sestavení řídicího týmu evaluace a role evaluátora

Při plánování i realizaci evaluace je nutné provádět řadu rozhodnutí (např. o záběru evaluace, volbě evaluátora/evaluačního týmu, schvalování evaluačního designu/plánu, výstupů apod.). Prvním krokem každé evaluace by proto mělo být určit, kdo bude za tato rozhodnutí zodpovědný, jakým způsobem bude rozhodování probíhat a kdo bude evaluaci realizovat. Nastavení rozhodovacích procesů, řídicích a realizačních struktur a způsobu zapojení účastníků a vnějších subjektů je pro úspěšnou evaluaci velmi důležité a měla by mu být věnována patřičná pozornost. My se na počátku každého projektu snažíme zodpovědět následující otázky:

1. Kdo všechno se bude podílet na řízení evaluace?

  • jednotlivec v roli manažera evaluace nebo manažera projektu
  • skupina v podobě řídicí evaluační komise
  • jednotlivec v roli externího poradce nebo konzultanta evaluace
  • skupina v podobě poradního nebo konzultačního orgánu evaluace

2. Jakou roli mají plnit jednotlivé řídicí články?

  • konzultační – poskytují expertní názor na provedené rozhodnutí
  • doporučující – posuzují provedené rozhodnutí
  • schvalovací – schvalují provedené rozhodnutí
  • informační – jsou informováni o provedeném rozhodnutí

3. Jak bude rozhodování probíhat?

  • většinově – rozhodování probíhá dle většinového principu; přijato je rozhodnutí, na kterém se shodne většina (více jak polovina, dvě třetiny aj.) řídicí skupiny
  • konsensuálně – rozhodování se řídí snahou nalézt společné stanovisko; uplatňuje se zde rovný přístup, kde má každý člen skupiny právo veta
  • hierarchicky – rozhodování probíhá dle formální hierarchické struktury řídicí skupiny

Pro každý projekt si tak vytváříme jedinečnou matici řídicích článků evaluace, kde jsou definovány jednotlivé role v konkrétních rozhodovacích procesech evaluace.

Příklad matice řízení evaluace

 Manažer projektu/evaluacePoradní orgán projektuExterní konzultant evaluaceManažer odboru realizujícího projekt
Záběr/zaměření evaluaceschvalujícídoporučujícíkonzultačníinformační
Výběrová kritéria volby evaluátora/evaluačního týmuschvalujícídoporučujícíkonzultačníinformační
Výběr evaluátora/evaluačního týmuschvalujícídoporučujícíkonzultačníinformační
Evaluační design/plánschvalujícídoporučujícíkonzultačníinformační
Evaluační zprávy/výstupyschvalujícídoporučujícíkonzultačníinformační
Prezentace a sdílení výsledků evaluacedoporučujícídoporučujícíkonzultačníschvalující

Role manažera evaluace

Kdo jsou manažeři evaluace a co vlastně dělají? Zpravidla se jedná o manažery daného projektu, manažery organizací, podniků nebo evaluačních oddělení. Kromě kompetencí společných pro běžné manažery by měli disponovat alespoň základní znalostí evaluačních postupů. Jejich úkolem je:

  • Obeznámit evaluátora s cíli projektu, jeho obsahem, realizačním týmem, důležitými spolupracovníky / aktéry a s očekáváními spojenými s evaluací.
  • Zajistit, aby měl evaluátor přístup ke všem relevantním dokumentům projektu, realizačnímu týmu a účastníkům projektu.
  • Poskytovat evaluátorovi zpětnou vazbu při tvorbě evaluačního designu/plánu.
  • Jasně specifikovat (s pomocí evaluátora) svá očekávání z hlediska obsahu evaluačních zpráv.
  • Informovat evaluátora o všech relevantních změnách projektu.
  • Periodicky informovat realizační tým projektu o vývoji evaluace.
  • Řešit technické a procesní problémy evaluace.
  • Průběžně monitorovat vývoj evaluace.
  • Zajistit, že evaluace poběží dle plánu (viz Krok 6) včetně plnění termínů odevzdávání evaluačních zpráv.

Role evaluátora

Klíčovou postavou každé evaluace je pochopitelně evaluátor. Pro jasnější představu zadavatelů nebo manažerů evaluace o úloze evaluátora či evaluačního týmu nabízíme přehled povinností evaluátora:

  • Za spolupráce s manažerem a realizačním týmem zpracovat evaluační design/plán.
  • Periodicky informovat evaluačního manažera (písemnou či ústní formou) o vývoji evaluace.
  • Účastnit se projektových porad a klíčových projektových akcí, příp. setkání řídicí evaluační komise, poradního orgánu aj.
  • Obeznámit pracovníky zodpovědné za sběr evaluačních dat s pravidly sběru dat, s používáním zvolených nástrojů sběru dat apod.
  • Zajistit, aby sběr dat a celá evaluace probíhala v souladu s etickými pravidly společenskovědního výzkumu a konkrétně s etickým kodexem České evaluační společnosti.
  • Dohlížet na/nebo realizovat celý proces sběru a analýzy dat.
  • Zpracovat vstupní, průběžnou (jednu i více) i závěrečnou evaluační zprávu.
  • Prezentovat evaluační zjištění/výsledky realizačnímu týmu projektu a zainteresovaným aktérům.
  • Prezentovat evaluační zjištění na odborných fórech (konference, kulaté stoly, workshopy apod.).

Na závěr je důležité zmínit, že evaluace projektů, zejména velkých veřejných projektů či programů, může vyžadovat zapojení širšího okruhu účastníků/subjektů. V takovém případě doporučujeme včas projednat a domluvit oboustranně přijatelný způsob spolupráce a formalizovat jej např. formou Dohody o spolupráci při evaluaci.

Scroll to Top